جهزوا ورقة معلومات واضحة للضيوف المسافرين

قدموا معلومات مؤكدة

اجمعوا التاريخ وعنوان المكان الدقيق والبرنامج وإرشادات اللباس في مكان واحد. افصلوا الترتيبات المؤكدة عن المقترحات. إذا كانت الإقامة مقترحة ولم تُحجز للضيوف فوضحوا ذلك وحددوا من يتابع الحجوزات.

وضحوا مسؤولية السفر

وضحوا هل تم ترتيب النقل وأين نقطة اللقاء. وجهوا المسافرين للمعلومات الرسمية الحالية المناسبة لجنسيتهم بدل تعميم قاعدة واحدة لكل الجوازات. حددوا جهة لأسئلة الحفل وأخرى لحجوزات الفندق أو النقل.

اجمعوا المعلومات اللازمة فقط

استخدموا قناة رد خاصة للمتطلبات الغذائية وسهولة الوصول. تجنبوا نشر بيانات الضيوف الشخصية في ملف جماعي. ضعوا تاريخ نسخة على ورقة المعلومات وحدثوا الرابط نفسه عند تغير الأوقات ليعرف الضيوف التعليمات الأحدث.